INTEGRANTES
Cabrales Torres Briseyda	Gastelum Parra Amada

CASO PRÁCTICO: “ADMINISTRANDO MI TIEMPO”

Desarrollo soluciones, es una empresa dedicada al desarrollo de software a la medida. El administrador de la oficina de proyectos, el Sr. Bill Gates, tiene que entregar en 24 hrs. al Gerente general un plan de entregas, de insumos y los costos del producto para presentárselo al cliente.

Cuenta con el siguiente equipo de trabajo: John Romero líder del proyecto, Alan Cooper desarrollador, Paul Allen jefe del departamento de soporte técnico, Dennis Ritchie jefa de departamento de infraestructura, Celeste Lyn Paul jefa del departamento de ventas, Valerie Henson jefa del departamento de finanzas, Amanda Peyton jefa del departamento de RRHH, Linus Torvalds y Soraya Darabi encargadas del seguimiento a clientes. 

 META: Entregar al Gerente General el plan de entregas, de insumos y el costo del producto en las próximas 24 hrs.

LISTA DE ACTIVIDADES QUE TIENE A QUE HACER EL SR. BILL GATES:

·         Reunir al líder del proyecto y al equipo de desarrollo para solicitarles las propuestas de los planes de trabajo y entregas.

·         Asistir a la junta semanal de trabajo con los demás departamentos de la empresa.

·         Depurar el listado de los clientes de la empresa.

·         Asistir a una reunión para la tercera edición de los premios MIT Technology Review Innovadores menores de 35 México.

·         Visitar al cliente para solicitar los requerimientos del producto.

·         Visitar a los 4 proveedores de la empresa para lograr una buena negociación y bajar el precio de los productos.

·         Revisar y seleccionar las estrategias de ventas entregadas por el departamento.

·         Reunir a los empleados del departamento de ventas y finanzas para generar una lluvia de ideas y encontrar las mejores estrategias que ayuden a elevar las ventas de la empresa.

·         Asistir a reunión con Amanda Peyton para el análisis de los perfiles y seleccionar al nuevo personal que se incorpora a la empresa.

·         Verificar con el Gerente general que los proyectos que están en ejecución, respondan a la estrategia de la empresa.

·         Entrenamiento y sensibilización del área de seguimiento a clientes para estrechar relaciones con los clientes.

·         Revisar con el departamento de ventas la estimación del costo del producto.

HORARIO DE TRABAJO: 8:00 am a 1:00 pm y de 3:00 a 7:00 pm

Ayuda al Sr. Bill Gates a organizar eficientemente su agenda de trabajo utilizando una de las herramientas que investigaste las sesiones pasadas.

EVIDENCIA DEL CASO PRÁCTICO: “ADMINISTRANDO MI TIEMPO”

Fotos

Ni en tus sueños.

Ni en tus sueños.

Un joven normal, que no cree en el mismo al obtener una bonita novia. Este no entiende el cómo, o por qué una joven rubia, bonita y agradable puede poner sus ojos en él, un chico común y corriente que tiene un simple trabajo como agente de  seguridad privada dentro de un aeropuerto. Al también impresionar a toda su familia y amigos por la mujer exitosa que tenía por novia.

Herramientas para la administración del tiempo.

Herramientas para la administración del tiempo.

Conocer una serie de herramientas para la administración del tiempo te permitirá mejorar la productividad de tus acciones diarias. Descubre las herramientas que van a ayudarte a conseguirlo.

Basecamp

Una herramienta ideal cuando se trata de incrementar la productividad, ya que es perfecta para gestionar proyectos de forma individual o con tu grupo de trabajo. Mejora la gestión y organización de las tareas, así como también se encarga de medir la productividad y diversas funciones muy útiles para administrar el tiempo de tu empresa, ya que permite:

Compartir información con el grupo de trabajo

Iniciar discusiones

Almacenar y organizar archivos

Mantener un seguimiento del procedimiento

Toggl

Toggl por su parte, es una herramienta indispensable para mantener un control del tiempo que inviertes en tus proyectos, pues es útil para realizar un seguimiento del trabajo a través de un sistema contador. También te permite realizar etiquetas y compartir los informes con clientes y compañeros de laboress, entre otros.

Además brinda la posibilidad de sincronizar proyectos sin conexión, para manipular la información de trabajo mientras no cuentas con una conexión a internet.

Google Calendar

Si eres una de esas personas con tantos asuntos en la cabeza que quizás puedas olvidar el más importante, Google Calendar puede ser tu mejor aliada, ya que te ayuda a llevar un control detallado de tus días y aprovecharlos del mejor modo posible.

Sus notificaciones te recordarán cada evento u ocasión especial a lo largo del día. Y también puedes consultar un resumen de los eventos en tu correo electrónico, trabajar sin conexión, compartir calendarios, y agregar otras herramientas google.

Evernote

Si para recordar necesitas apuntarlo todo, Evernote es tu herramienta para administrar el tiempo ideal, ya que organiza la información a través de notas en diversos formatos de texto, además puedes añadir notas a mano, páginas web, fotografías y demás archivos adjuntos.

Rescue Time

Esta aplicación te ayudará a entender tus hábitos y medir tu productividad para que logres concentrarte al máximo y no desperdiciar tu tiempo. Simplemente debes ejecutar la herramienta mientras trabajas y realizará un seguimiento detallado a las aplicaciones y sitios web que visitas para evidenciar los agentes distractores.

1-3-5 List

Se trata de una interfaz sencilla e intuitiva para no perder el tiempo. Sincroniza las tareas a tu dispositivo Tablet o móvil, y las programa según su prioridad. 1-3-5 list las divide en tres tipos:

 1.  Las tareas más relevantes

3.  Medianamente importantes

5.  De menor prioridad a las anteriores

Todoist

Una aplicación tecnológica enfocada en compartir tareas y proyectos con amigos y compañeros de trabajo, puede crear las tareas sin conexión a internet y luego se sincronizan automáticamente. Además cuenta con un diseño sencillo, intuitivo y libre de distracciones.

Fantastical 2

Excelente herramienta para gestionar la productividad, ya que te permite crear eventos con un lenguaje expresivo y coloquial, para brindar tu propio estilo a cada tarea. Dispone de múltiples calendarios para organizarte en el trabajo y el hogar, estable listas pendientes y recordatorios.

 Thymer

Ideal para organizar tareas de modo sencillo, agregándolas en cuestión de segundo y organizándolas en una misma hoja; permitiendo delegar, discutir y compartir documentos con un grupo de trabajo.

Nirvana

La herramienta perfecta para establecer prioridades entre tus asuntos y tareas, asignarle el tiempo necesario y notificar el inicio y vencimiento de dicha tarea.

Comienza ahora mismo a organizarte y aprovechar tu tiempo con una de estas herramientas para la administración del tiempo. De esta manera conseguirás que tu productividad sea máxima

Martínez, A. (2017, septiembre, 28). 10 herramientas para la administración del tiempo dentro de tú empresa. [Mensaje en un blog]. Recuperado de http://serdirectivo.com/herramientas-para-la-administracion-del-tiempo/

CASO PRÁCTICO: “ADMINISTRANDO MI TIEMPO”

INTEGRANTES
Cabrales Torres Briseyda	Gastelum Parra Amada	López Pérez Iris

CASO PRÁCTICO: “ADMINISTRANDO MI TIEMPO”

Desarrollo soluciones, es una empresa dedicada al desarrollo de software a la medida. El administrador de la oficina de proyectos, el Sr. Bill Gates, tiene que entregar en 24 hrs. al Gerente general un plan de entregas, de insumos y los costos del producto para presentárselo al cliente.

Cuenta con el siguiente equipo de trabajo: John Romero líder del proyecto, Alan Cooper desarrollador, Paul Allen jefe del departamento de soporte técnico, Dennis Ritchie jefa de departamento de infraestructura, Celeste Lyn Paul jefa del departamento de ventas, Valerie Henson jefa del departamento de finanzas, Amanda Peyton jefa del departamento de RRHH, Linus Torvalds y Soraya Darabi encargadas del seguimiento a clientes. 

 META: Entregar al Gerente General el plan de entregas, de insumos y el costo del producto en las próximas 24 hrs.

LISTA DE ACTIVIDADES QUE TIENE A QUE HACER EL SR. BILL GATES:

·         Reunir al líder del proyecto y al equipo de desarrollo para solicitarles las propuestas de los planes de trabajo y entregas.

·         Asistir a la junta semanal de trabajo con los demás departamentos de la empresa.

·         Depurar el listado de los clientes de la empresa.

·         Asistir a una reunión para la tercera edición de los premios MIT Technology Review Innovadores menores de 35 México.

·          Visitar al cliente para solicitar los requerimientos del producto.

·         Visitar a los 4 proveedores de la empresa para lograr una buena negociación y bajar el precio de los productos.

·         Revisar y seleccionar las estrategias de ventas entregadas por el departamento.

·         Reunir a los empleados del departamento de ventas y finanzas para generar una lluvia de ideas y encontrar las mejores estrategias que ayuden a elevar las ventas de la empresa.

·         Asistir a reunión con Amanda Peyton para el análisis de los perfiles y seleccionar al nuevo personal que se incorpora a la empresa.

·         Verificar con el Gerente general que los proyectos que están en ejecución, respondan a la estrategia de la empresa.

·         Entrenamiento y sensibilización del área de seguimiento a clientes para estrechar relaciones con los clientes.

·         Revisar con el departamento de ventas la estimación del costo del producto.

HORARIO DE TRABAJO: 8:00 am a 1:00 pm y de 3:00 a 7:00 pm

Ayuda al Sr. Bill Gates a organizar eficientemente su agenda de trabajo de acuerdo a la matriz de ADT para cumplir la meta.

CASO PRÁCTICO: “ADMINISTRANDO MI TIEMPO”

MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

	Urgente	No urgente
Importante	•          Verificar con el Gerente general que los proyectos que están en ejecución, respondan a la estrategia de la empresa. •          Revisar con el departamento de ventas la estimación del costo del producto. ·         Visitar a los 4 proveedores de la empresa para lograr una buena negociación y bajar el precio de los productos ·         Visitar al cliente para solicitar los requerimientos del producto. ·         Reunir al líder del proyecto y al equipo de desarrollo para solicitarles las propuestas de los planes de trabajo y entregas. ·         Depurar el listado de los clientes de la empresa.	•          Entrenamiento y sensibilización del área de seguimiento a clientes para estrechar relaciones con los clientes. ·         Reunir a los empleados del departamento de ventas y finanzas para generar una lluvia de ideas y encontrar las mejores estrategias que ayuden a elevar las ventas de la empresa. ·         Revisar y seleccionar las estrategias de ventas entregadas por el departamento
No importante	•          Asistir a reunión con Amanda Peyton para el análisis de los perfiles y seleccionar al nuevo personal que se incorpora a la empresa. ·         Asistir a la junta semanal de trabajo con los demás departamentos de la empresa.	•          Asistir a una reunión para la tercera edición de los premios MIT Technology Review Innovadores menores de 35 México.

EFICIENCIA Y EFICACIA - ¿CUÁL ES LA MEJOR OPCIÓN?

EFICIENCIA Y EFICACIA - ¿CUÁL ES LA MEJOR OPCIÓN?

Instrucciones: Lee y reflexiona sobre los siguientes conceptos de eficiencia y eficacia.

EFICACIA

EFICIENCIA

Robbins y DeCenzo (2002, p.5) «Hacer lo correcto; alcanzar las metas ». Ballenato (2014, párr.5) <<Apunta directamente al qué queremos conseguir, logra el objetivo que se ha marcado>> Fleitman (2007, p.98) <<Mide los resultados alcanzados en función de los objetivos que han propuesto>>

Robbins y DeCenzo (2002, p.5) «Hacer algo correctamente; se refiere a la relación entre insumos y los productos. Reducir al mínimo los costos de los recursos » Ballenato (2014, párr.6) <<Se vincula cómo se hacen las cosas, sigue un procedimiento apropiado y es capaz de aprovechar adecuadamente los recursos>> Fleitman (2007, p.98) <<Medición de los esfuerzos requeridos para alcanzar los objetivos. El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos, cumplir con la calidad propuesta>>

“La buena administración trata de alcanzar sus metas (eficacia) y hacerlo del modo más eficiente posible” (Robbins y De Cenzo, 2002, pág. 5)

ACCIONES DIRIGIDAS A LA EFICIENCIA	ACCIONES DIRIGIDAS A LA EFICACIA
PERSONAS QUE OPTAN POR:	EN LUGAR DE:
Ser metódicos Economizar recursos Enfocarse a los “medios” Reducir costos Perfeccionar Hacer las cosas bien	Ser creativos Rentabilizar recursos Alcanzar resultados Aumentar beneficios a largo plazo Crear estrategias Hacer lo correcto

ANÁLISIS SOBRE LOS CONCEPTOS DE EFICIENCIA Y EFICACIA

1.    Analiza la figura anterior y traslada estos conceptos a una empresa, elaborando  un ejemplo de cómo aplicarían cada uno de estos a un caso real.

Problema: La jefa Cejudo le indico a dos empleados (Salvador y Javier) que resolvieran un problema que estaba pasando en el área de producción en la línea nº3.

·         Salvador no pudo detectar el problema y no lo resolvió, ya que desperdicio mucho tiempo en su investigación y no pudo comunicarse con los empleados.

·         Javier descubrió el problema el primer día que estuvo con los trabajadores porque tuvo una excelente comunicación con cada uno de ellos, así el dio una propuesta para solucionar el problema detectado y que la comunicación entre ellos mejorara.

2.    Elabora una conclusión sobre el análisis de estos dos conceptos

Obtuve a la conclusión que estos dos conceptos son muy importantes en nuestra vida cotidiana porque  para cualquier entorno o a lo largo de una situación de ella es excelente solucionar o llegar a un objetico con eficiencia y eficacia. Analizo que tener eficiencia en la vida es muy importante, ya que llegar a nuestro objetivo con el ahorro de tiempo, dinero y mejores estrategias para cualquier momento.

Gastelum Parra Amada De los Angeles.

Ing 7B

ENEMIGOS DEL TIEMPO: INTERNOS Y EXTERNOS

ENEMIGOS DEL TIEMPO: INTERNOS Y EXTERNOS

I.              Realiza una investigación bibliográfica sobre los enemigos del tiempo: internos y externos que existen, no olvides agregar la lista de referencias según el formato APA.

II.            Analiza e identifica cuáles son tus propios “enemigos del tiempo”, destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de peligrosidad 1= poca gravedad, 5 máxima gravedad. Enlista después las posibles soluciones para ellos.

Enemigos externos

Posibles soluciones

Enemigos internos

Posibles soluciones

Visitas inesperadas

• Promover citas en vez de permitir visitas inesperadas.

Aplazar tareas

·         Enfocarte en tareas con un sistema de primeras, tareas primeras hechas.

Dormir de mas

Reflexionar a donde me lleva dormir más

·         , o poner un tiempo de descanso.

Falta de autodisciplina.

·         No rendirme hasta haber desarrollado nuevos hábitos

Chatear en redes sociales

• Evitar tener abierta la ventana del chat y las herramientas de trabajo al mismo tiempo.
•  

Intentar hacer muchas cosas a la vez.

·         No dejar todo a último momento.

Reuniones

·         Preguntarme si la reunión es realmente necesaria.

Ladrones de Tiempo

El día tiene "solo" veinticuatro horas y por eso, saber gestionar adecuadamente nuestro tiempo, tendrá como consecuencia unos niveles óptimos de productividad y eficiencia. Pero en nuestro camino, deberemos saber reconocer a los temidos ladrones de tiempo para enfrentarnos a ellos, porque sólo manteniéndolos a raya nos será posible alcanzar los éxitos que deseamos.

Se puede afirmar que el tiempo no es el problema, sino que es la autogestión donde se marca el rumbo que tomarán las cosas a lo largo de nuestro día. Podríamos dividir la autogestión de nuestro tiempo en dos categorías:

* Negativo, cuando al final de la jornada no se han alcanzado los objetivos planteados aunque se tenga la sensación de no haber perdido ni un minuto;

* O positivos, si se ha aprovechado cada momento para llevar a cabo una tarea o para descansar.

Datos sobre ladrones del tiempo

Los ladrones de tiempo son el principal enemigo de la productividad por muchos motivos:

* Reducen entre un 50 y un 70% nuestras horas efectivas de trabajo.

* Afectan a nuestra capacidad de concentración y también a nuestros niveles de atención.

* Nos provocan retrasos de entre 6 y 9 minutos cada vez que sucumbimos a su tentación, ya que éste es el periodo de tiempo que los expertos psicólogos dicen que el cerebro tarda en llegar de nuevo al máximo rendimiento tras una interrupción.

* Se interponen en los objetivos que nos planteamos, retrasando la consecución de las metas.

Tipos de ladrones de tiempo

Los ladrones de tiempo no sólo proceden del exterior. Cada individuo es el único responsable de organizar su tiempo y de decidir a qué lo quiere dedicar. Conocer la gestión de nuestro tiempo nos ayudará a optimizarlo en nuestro beneficio y, por ello, es importante incidir en este aspecto.

El primer paso para luchar contra este discreto enemigo es conocerlo bien. Existen dos tipos de ladrones de tiempo: externos e internos.

* Ladrones de tiempo externos: se definen como el conjunto de circunstancias que exceden la capacidad de control del individuo. Entre ellos se encontrarían:

o El teléfono.

o Los servicios de mensajería instantánea.

o El correo electrónico.

o Las reuniones de trabajo.

o Las interrupciones etc.

* Ladrones de tiempo internos: son las circunstancias inherentes al propio individuo y que se manifiestan en su conducta y modo de gestionar su tiempo y sus tareas. Los más significativos son:

o Hábitos multitarea.

o Precaria planificación.

o Carencia de objetivos.

o Falta de motivación.

o Procrastinarían.

o Dificultad para dar una réplica negativa.

Aunque en la práctica también se podría hablar de la existencia de un tercer tipo mixto, que combinaría los dos anteriores y que está presente en el entorno laboral de forma bastante habitual.

Un ejemplo de este híbrido que interrelaciona los ladrones de tiempo internos y externos sería cuando nos enfrentamos a una jornada en la que nos han planificado demasiadas reuniones. Es externo, porque vienen dadas desde la organización, pero también es interno porque en nuestra mano está dar prioridad a las más necesarias y posponer o no acudir a las que no lo sean.

Sean del tipo que sean los ladrones de tiempo, una vez detectados, hay que analizar cuáles son los que más frecuentemente ocupan el nuestro. Ello dependerá del tipo de puesto de trabajo, de nuestro rol dentro de la organización y, también, por supuesto, de nuestras características individuales como persona.

Meter. (2013). Ladrones de Tiempo: ¿Qué son y qué efectos tienen?. octubre 07, 2018, de work meter Sitio web: https://es.workmeter.com/blog/bid/303368/ladrones-de-tiempo-qu-son-y-qu-efectos-tienen