CASO PRÁCTICO: “ADMINISTRANDO MI TIEMPO”

INTEGRANTES
Cabrales Torres Briseyda	Gastelum Parra Amada	López Pérez Iris

CASO PRÁCTICO: “ADMINISTRANDO MI TIEMPO”

Desarrollo soluciones, es una empresa dedicada al desarrollo de software a la medida. El administrador de la oficina de proyectos, el Sr. Bill Gates, tiene que entregar en 24 hrs. al Gerente general un plan de entregas, de insumos y los costos del producto para presentárselo al cliente.

Cuenta con el siguiente equipo de trabajo: John Romero líder del proyecto, Alan Cooper desarrollador, Paul Allen jefe del departamento de soporte técnico, Dennis Ritchie jefa de departamento de infraestructura, Celeste Lyn Paul jefa del departamento de ventas, Valerie Henson jefa del departamento de finanzas, Amanda Peyton jefa del departamento de RRHH, Linus Torvalds y Soraya Darabi encargadas del seguimiento a clientes. 

 META: Entregar al Gerente General el plan de entregas, de insumos y el costo del producto en las próximas 24 hrs.

LISTA DE ACTIVIDADES QUE TIENE A QUE HACER EL SR. BILL GATES:

·         Reunir al líder del proyecto y al equipo de desarrollo para solicitarles las propuestas de los planes de trabajo y entregas.

·         Asistir a la junta semanal de trabajo con los demás departamentos de la empresa.

·         Depurar el listado de los clientes de la empresa.

·         Asistir a una reunión para la tercera edición de los premios MIT Technology Review Innovadores menores de 35 México.

·          Visitar al cliente para solicitar los requerimientos del producto.

·         Visitar a los 4 proveedores de la empresa para lograr una buena negociación y bajar el precio de los productos.

·         Revisar y seleccionar las estrategias de ventas entregadas por el departamento.

·         Reunir a los empleados del departamento de ventas y finanzas para generar una lluvia de ideas y encontrar las mejores estrategias que ayuden a elevar las ventas de la empresa.

·         Asistir a reunión con Amanda Peyton para el análisis de los perfiles y seleccionar al nuevo personal que se incorpora a la empresa.

·         Verificar con el Gerente general que los proyectos que están en ejecución, respondan a la estrategia de la empresa.

·         Entrenamiento y sensibilización del área de seguimiento a clientes para estrechar relaciones con los clientes.

·         Revisar con el departamento de ventas la estimación del costo del producto.

HORARIO DE TRABAJO: 8:00 am a 1:00 pm y de 3:00 a 7:00 pm

Ayuda al Sr. Bill Gates a organizar eficientemente su agenda de trabajo de acuerdo a la matriz de ADT para cumplir la meta.

CASO PRÁCTICO: “ADMINISTRANDO MI TIEMPO”

MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

	Urgente	No urgente
Importante	•          Verificar con el Gerente general que los proyectos que están en ejecución, respondan a la estrategia de la empresa. •          Revisar con el departamento de ventas la estimación del costo del producto. ·         Visitar a los 4 proveedores de la empresa para lograr una buena negociación y bajar el precio de los productos ·         Visitar al cliente para solicitar los requerimientos del producto. ·         Reunir al líder del proyecto y al equipo de desarrollo para solicitarles las propuestas de los planes de trabajo y entregas. ·         Depurar el listado de los clientes de la empresa.	•          Entrenamiento y sensibilización del área de seguimiento a clientes para estrechar relaciones con los clientes. ·         Reunir a los empleados del departamento de ventas y finanzas para generar una lluvia de ideas y encontrar las mejores estrategias que ayuden a elevar las ventas de la empresa. ·         Revisar y seleccionar las estrategias de ventas entregadas por el departamento
No importante	•          Asistir a reunión con Amanda Peyton para el análisis de los perfiles y seleccionar al nuevo personal que se incorpora a la empresa. ·         Asistir a la junta semanal de trabajo con los demás departamentos de la empresa.	•          Asistir a una reunión para la tercera edición de los premios MIT Technology Review Innovadores menores de 35 México.

EFICIENCIA Y EFICACIA - ¿CUÁL ES LA MEJOR OPCIÓN?

EFICIENCIA Y EFICACIA - ¿CUÁL ES LA MEJOR OPCIÓN?

Instrucciones: Lee y reflexiona sobre los siguientes conceptos de eficiencia y eficacia.

EFICACIA

EFICIENCIA

Robbins y DeCenzo (2002, p.5) «Hacer lo correcto; alcanzar las metas ». Ballenato (2014, párr.5) <<Apunta directamente al qué queremos conseguir, logra el objetivo que se ha marcado>> Fleitman (2007, p.98) <<Mide los resultados alcanzados en función de los objetivos que han propuesto>>

Robbins y DeCenzo (2002, p.5) «Hacer algo correctamente; se refiere a la relación entre insumos y los productos. Reducir al mínimo los costos de los recursos » Ballenato (2014, párr.6) <<Se vincula cómo se hacen las cosas, sigue un procedimiento apropiado y es capaz de aprovechar adecuadamente los recursos>> Fleitman (2007, p.98) <<Medición de los esfuerzos requeridos para alcanzar los objetivos. El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos, cumplir con la calidad propuesta>>

“La buena administración trata de alcanzar sus metas (eficacia) y hacerlo del modo más eficiente posible” (Robbins y De Cenzo, 2002, pág. 5)

ACCIONES DIRIGIDAS A LA EFICIENCIA	ACCIONES DIRIGIDAS A LA EFICACIA
PERSONAS QUE OPTAN POR:	EN LUGAR DE:
Ser metódicos Economizar recursos Enfocarse a los “medios” Reducir costos Perfeccionar Hacer las cosas bien	Ser creativos Rentabilizar recursos Alcanzar resultados Aumentar beneficios a largo plazo Crear estrategias Hacer lo correcto

ANÁLISIS SOBRE LOS CONCEPTOS DE EFICIENCIA Y EFICACIA

1.    Analiza la figura anterior y traslada estos conceptos a una empresa, elaborando  un ejemplo de cómo aplicarían cada uno de estos a un caso real.

Problema: La jefa Cejudo le indico a dos empleados (Salvador y Javier) que resolvieran un problema que estaba pasando en el área de producción en la línea nº3.

·         Salvador no pudo detectar el problema y no lo resolvió, ya que desperdicio mucho tiempo en su investigación y no pudo comunicarse con los empleados.

·         Javier descubrió el problema el primer día que estuvo con los trabajadores porque tuvo una excelente comunicación con cada uno de ellos, así el dio una propuesta para solucionar el problema detectado y que la comunicación entre ellos mejorara.

2.    Elabora una conclusión sobre el análisis de estos dos conceptos

Obtuve a la conclusión que estos dos conceptos son muy importantes en nuestra vida cotidiana porque  para cualquier entorno o a lo largo de una situación de ella es excelente solucionar o llegar a un objetico con eficiencia y eficacia. Analizo que tener eficiencia en la vida es muy importante, ya que llegar a nuestro objetivo con el ahorro de tiempo, dinero y mejores estrategias para cualquier momento.

Gastelum Parra Amada De los Angeles.

Ing 7B

ENEMIGOS DEL TIEMPO: INTERNOS Y EXTERNOS

ENEMIGOS DEL TIEMPO: INTERNOS Y EXTERNOS

I.              Realiza una investigación bibliográfica sobre los enemigos del tiempo: internos y externos que existen, no olvides agregar la lista de referencias según el formato APA.

II.            Analiza e identifica cuáles son tus propios “enemigos del tiempo”, destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de peligrosidad 1= poca gravedad, 5 máxima gravedad. Enlista después las posibles soluciones para ellos.

Enemigos externos

Posibles soluciones

Enemigos internos

Posibles soluciones

Visitas inesperadas

• Promover citas en vez de permitir visitas inesperadas.

Aplazar tareas

·         Enfocarte en tareas con un sistema de primeras, tareas primeras hechas.

Dormir de mas

Reflexionar a donde me lleva dormir más

·         , o poner un tiempo de descanso.

Falta de autodisciplina.

·         No rendirme hasta haber desarrollado nuevos hábitos

Chatear en redes sociales

• Evitar tener abierta la ventana del chat y las herramientas de trabajo al mismo tiempo.
•  

Intentar hacer muchas cosas a la vez.

·         No dejar todo a último momento.

Reuniones

·         Preguntarme si la reunión es realmente necesaria.

Ladrones de Tiempo

El día tiene "solo" veinticuatro horas y por eso, saber gestionar adecuadamente nuestro tiempo, tendrá como consecuencia unos niveles óptimos de productividad y eficiencia. Pero en nuestro camino, deberemos saber reconocer a los temidos ladrones de tiempo para enfrentarnos a ellos, porque sólo manteniéndolos a raya nos será posible alcanzar los éxitos que deseamos.

Se puede afirmar que el tiempo no es el problema, sino que es la autogestión donde se marca el rumbo que tomarán las cosas a lo largo de nuestro día. Podríamos dividir la autogestión de nuestro tiempo en dos categorías:

* Negativo, cuando al final de la jornada no se han alcanzado los objetivos planteados aunque se tenga la sensación de no haber perdido ni un minuto;

* O positivos, si se ha aprovechado cada momento para llevar a cabo una tarea o para descansar.

Datos sobre ladrones del tiempo

Los ladrones de tiempo son el principal enemigo de la productividad por muchos motivos:

* Reducen entre un 50 y un 70% nuestras horas efectivas de trabajo.

* Afectan a nuestra capacidad de concentración y también a nuestros niveles de atención.

* Nos provocan retrasos de entre 6 y 9 minutos cada vez que sucumbimos a su tentación, ya que éste es el periodo de tiempo que los expertos psicólogos dicen que el cerebro tarda en llegar de nuevo al máximo rendimiento tras una interrupción.

* Se interponen en los objetivos que nos planteamos, retrasando la consecución de las metas.

Tipos de ladrones de tiempo

Los ladrones de tiempo no sólo proceden del exterior. Cada individuo es el único responsable de organizar su tiempo y de decidir a qué lo quiere dedicar. Conocer la gestión de nuestro tiempo nos ayudará a optimizarlo en nuestro beneficio y, por ello, es importante incidir en este aspecto.

El primer paso para luchar contra este discreto enemigo es conocerlo bien. Existen dos tipos de ladrones de tiempo: externos e internos.

* Ladrones de tiempo externos: se definen como el conjunto de circunstancias que exceden la capacidad de control del individuo. Entre ellos se encontrarían:

o El teléfono.

o Los servicios de mensajería instantánea.

o El correo electrónico.

o Las reuniones de trabajo.

o Las interrupciones etc.

* Ladrones de tiempo internos: son las circunstancias inherentes al propio individuo y que se manifiestan en su conducta y modo de gestionar su tiempo y sus tareas. Los más significativos son:

o Hábitos multitarea.

o Precaria planificación.

o Carencia de objetivos.

o Falta de motivación.

o Procrastinarían.

o Dificultad para dar una réplica negativa.

Aunque en la práctica también se podría hablar de la existencia de un tercer tipo mixto, que combinaría los dos anteriores y que está presente en el entorno laboral de forma bastante habitual.

Un ejemplo de este híbrido que interrelaciona los ladrones de tiempo internos y externos sería cuando nos enfrentamos a una jornada en la que nos han planificado demasiadas reuniones. Es externo, porque vienen dadas desde la organización, pero también es interno porque en nuestra mano está dar prioridad a las más necesarias y posponer o no acudir a las que no lo sean.

Sean del tipo que sean los ladrones de tiempo, una vez detectados, hay que analizar cuáles son los que más frecuentemente ocupan el nuestro. Ello dependerá del tipo de puesto de trabajo, de nuestro rol dentro de la organización y, también, por supuesto, de nuestras características individuales como persona.

Meter. (2013). Ladrones de Tiempo: ¿Qué son y qué efectos tienen?. octubre 07, 2018, de work meter Sitio web: https://es.workmeter.com/blog/bid/303368/ladrones-de-tiempo-qu-son-y-qu-efectos-tienen

CONSTRUYENDO CONCEPTOS

CONSTRUYENDO CONCEPTOS

En equipos de tres personas analizan y discuten los conceptos (investigados previamente) por separado para completar el ejercicio “Construyendo conceptos” y así crear finalmente el concepto de “administración del tiempo”, en 25 minutos.

Administración	¿QUÉ ES? Establecer el determinante, le dan la identidad precisa	¿PARA QUÉ? Atributo: Propiedades, cualidades o características	¿CÓMO? Identificar el complemento, ideas secundarias que proporcionan información adicional
	Es una herramienta	Para organizar tiempos	Mediante técnicas de control (agenda)
	Es una acción	Para llevar un mejor control en la vida diaria	Por medio de un instrumento (bitácora)
	Es un proceso	Para llegar a objetivos o terminar actividades	Utilizando los recursos disponibles

Tiempo	¿QUÉ ES? Establecer el determinante, le dan la identidad precisa	¿PARA QUÉ? Atributo: Propiedades, cualidades o características	¿CÓMO? Identificar el complemento, ideas secundarias que proporcionan información adicional
	Es un espacio en el dia	Para hacer cosas de interés personal	Mediante distribución de horas
	Es una medición	Para organizar actividades cotidianas	Por medio de horarios
	Es la convicción de lo que no se ve	Para estimular los momentos diarios	Mediante actividades

Una vez que se analizaron los conceptos de manera individual, ahora construyan el concepto de “Administración del tiempo”.

Administración del tiempo

Es un proceso que ayuda a organizar las tareas diarias mediantes herramientas.

Es la organización de actividades cotidiana mediante horarios para cumplir objetivos.